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5 suggerimenti e trucchi essenziali per Google Documenti che devi conoscere per iniziare

C'è una buona possibilità che tu non stia più utilizzando Microsoft Word. Nel 2016 avevo maggiori probabilità di collaborare in una caffetteria indipendente, lavorando dal cloud e collaborando alla modifica di documenti con i colleghi. E probabilmente stai utilizzando Google Docs per farlo.

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Ma stai sfruttando al massimo Docs e sai davvero di cosa è capace? Se non sei sicuro, ecco cinque suggerimenti e trucchi che renderanno più semplice il tuo lavoro basato su Word nel cloud.

1. Modifica i documenti di Microsoft Word senza convertirli in Google Docs

Google Docs è bravo a gestire i documenti di Word (.doc e .docx), convertendoli bene nel formato ".gdoc" e permettendoti di continuare a lavorarci.

Ma ci sono molte volte in cui è più conveniente mantenere un documento di Word nel suo formato originale, ad esempio se devi inviare il documento a qualcuno che usa solo Word. Per fare ciò, puoi scaricare il componente aggiuntivo Office Editing per Documenti, Fogli e Presentazioni, che ti consente di lavorare sui documenti come se fossero Google Docs.

Installa semplicemente l'estensione, apri un documento Word in Google Docs e lavoraci sopra come faresti normalmente. Il componente aggiuntivo salverà automaticamente nel formato Word originale.

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2. Lavora sui tuoi documenti offline

Non è più un segreto che Google Docs ti consente di lavorare offline con la stessa efficacia di Internet, ma è facile confondersi su come farlo esattamente.

Per fare ciò, devi andare su drive.google.com invece di docs.google.com. Una volta lì, fai clic sull'icona a forma di ingranaggio in alto a destra, scegli Impostazioni, quindi seleziona la casella "Sincronizza Google Documenti" nella sezione "Offline".

Questo è! Ricorda che non puoi scegliere singoli documenti per la modifica offline, quindi assicurati di disporre di spazio su disco rigido sufficiente per contenere tutti i documenti durante la sincronizzazione per l'utilizzo offline.

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3. Cerca e inserisci immagini che possono essere utilizzate

Quando lavori nell'editoria online, potresti arrivare ad apprezzare l'importanza di utilizzare immagini che sei legalmente autorizzato a pubblicare, oppure potrebbe esserci un problema lungo la strada quando il proprietario dell'immagine bussa alla tua porta con una banda di avvocati !

Google Docs offre un'ottima soluzione a questo utilizzando la pratica funzione "Esplora". Evidenzia semplicemente la parola o la frase nel documento per cui desideri trovare un'immagine, quindi fai clic su "Strumenti -> Esplora".

Si aprirà un riquadro a destra del documento che mostra una serie completa di informazioni dal Web relative al testo evidenziato. Una di queste sezioni visualizzerà le immagini di Google Immagini, che sono state tutte classificate per il riutilizzo, il che rende ragionevole utilizzarle. Fai clic su Altro accanto a Immagini per vedere di più, quindi fai clic su un'immagine per inserirla nel documento.

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4. Suggerire modifiche

Se stai collaborando a un documento, o anche se stai lavorando da solo e vuoi solo vedere se del testo funziona meglio nel tuo documento rispetto a prima, è molto utile essere in grado di fornire una nota delle modifiche suggerite, che l'autore può accettare o rifiutare a loro piacimento.

Farlo è facile. In Google Documenti, fai clic sull'icona a forma di matita in alto a destra (con la parola "Modifica" accanto ad essa), quindi fai clic su "Suggerimenti". Qualsiasi modifica apportata in questa modalità verrà visualizzata come commento a destra del documento. Altre persone (o tu) possono quindi rispondere alla proposta, lasciare un feedback su di essa o utilizzare segni di spunta o emoticon per accettare o rifiutare la proposta.

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5. Aggiungi simboli speciali ai tuoi documenti

I caratteri speciali sono la rovina di chiunque tenti di scriverli, ed è sempre un mal di testa cercare di includerli. Ma ci sono due modi per farlo in Google Docs.

Una cosa che puoi fare è andare su "Inserisci -> Caratteri speciali" dove puoi cercare il simbolo che desideri digitando ciò che viene chiamato o disegnandolo nella casella a destra.

In alternativa, vai su "Strumenti -> Preferenze" e puoi digitare scorciatoie da tastiera che convertono in simboli, per impostazione predefinita (c) converte in ©, (r) converte in ® e così via. Puoi inserire qualsiasi simbolo desideri nella casella Con, quindi digitare la scorciatoia preferita nella casella Sostituisci.

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Conclusione

Google Documenti sembrerà ancora un nuovo territorio per molte persone e non si può negare che Microsoft Word abbia un kit di strumenti più ampio per le tue esigenze di elaborazione testi. Ma Docs è in costante crescita e miglioramento e questi suggerimenti dimostrano che possono fare cose che nemmeno una grande parola può fare!

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