Strumenti potenti per pianificare riunioni e trovare orari adatti a tutti

Organizzare le riunioni in modo efficace può essere una sfida, soprattutto quando si tratta di trovare orari che vadano bene per tutte le parti coinvolte. Fortunatamente, esistono molti strumenti che semplificano il processo di pianificazione delle riunioni e aiutano a impostare orari che vadano bene per tutti in modo rapido e semplice. Questi strumenti non solo fanno risparmiare tempo, ma contribuiscono anche a ridurre gli errori e il coordinamento tra i team.

Questi strumenti di pianificazione delle riunioni semplificano la ricerca di fasce orarie comuni o la condivisione della propria disponibilità senza stress inutili. Verificare Le migliori app e strumenti per la pianificazione di riunioni e appuntamenti.

1. Scarabocchio

Fornisce Scarabocchio Le opzioni gratuite e di abbonamento semplificano la pianificazione delle riunioni, rendendola una delle migliori opzioni per uso personale e professionale. Questo strumento si distingue per le sue funzionalità comode e facili da usare, che includono:

1. Rilevamento automatico dei fusi orari.
2. Sincronizza con Google Calendars, Office 365 e Apple iCloud.
3. Inviare gli orari di riunione proposti per una votazione.
4. Mostra automaticamente l'orario migliore per la riunione in base alla disponibilità di tutti.

Per creare un sondaggio gratuito in Doodle, procedi nel seguente modo:

1. Visita il sito web Scarabocchio Sul Web o scarica l'app per iOS iOS O Android.
2. Individuare Crea un diagramma.
3. Inserisci le informazioni sull'evento (ad esempio titolo, luogo, ecc.) e suggerisci gli orari della riunione.
4. Individuare Crea e condividi.

Se crei un account, puoi iscriverti all'abbonamento Doodle con uno dei tre piani di pagamento: gratuito, Pro e Team. Con Doodle potrai semplificare il processo di pianificazione e trovare facilmente l'orario giusto per la riunione.

2. Calendario di Google

Google Calendar si distingue come una delle migliori app di pianificazione grazie alla sua interfaccia facile da usare e alle funzionalità personalizzabili. Componente di un insieme più ampio di strumenti, Google Calendar si integra facilmente con altre app Google come Gmail, offrendo un'ampia flessibilità di funzionalità. Ti consente di creare pianificazioni di gruppo, tenere traccia della disponibilità di tutti, monitorare gli stati fuori sede e coordinare le scadenze in modo efficiente.

Per pianificare una riunione, è necessario creare un calendario di gruppo sul sito Web o all'interno dell'app. Ecco i passaggi per iniziare:

1. accendere Google Calendar Sul tuo laptop, dispositivo Android o iOS.
2. Individuare Altri calendari و Crea un nuovo calendario.
3. Fare clic sull'icona Altro accanto al nome del calendario e seleziona Impostazioni e condivisione.
4. Seleziona un'opzione Condivisione Per condividere il calendario.

Per un'app per riunioni multiuso e facile da usare, Google Calendar è un'ottima scelta. Se hai molte riunioni in programma, considera Questi suggerimenti extra per mantenere organizzato il tuo Google Calendar.

3. Calendalmente

Preparare Calendly Un'altra ottima opzione con opzioni di abbonamento gratuite e premium. Quando imposti un programma, Calendly ti chiederà le tue preferenze sulla fascia oraria, quindi le utilizzerà per determinare la tua disponibilità. Il destinatario sceglierà l'orario dell'incontro via e-mail e, una volta confermato, verrà automaticamente aggiunto al tuo calendario.

Ulteriori caratteristiche degne di nota di Calendly includono:

1. Integrazione con Google, Outlook, Microsoft Office e iCloud.
2. Fornire buffer tra le riunioni per accogliere lavoro aggiuntivo.
3. Rettifiche automatiche per le differenze di fuso orario per determinare la disponibilità.
4. Pianificazione incontri individuali.
5. Monitora le percentuali di mancata presentazione per ogni riunione.

Calendly fornisce una soluzione di pianificazione versatile con funzionalità progettate per semplificare il processo e migliorare la produttività.

4. StrawPoll

StrawPoll È uno strumento che non richiede registrazione per creare una serie di sondaggi, ma i suoi creatori si vantano specificamente della sua capacità di pianificare riunioni in modo rapido ed efficiente. StrawPoll è stato ben accolto come uno strumento rapido per pianificare riunioni online, soprattutto quando si pianificano riunioni con molte persone.

Con StrawPoll puoi:

1. Imposta una data di fine e specifica chi può modificare i voti dopo l'invio del sondaggio, se necessario.
2. Seleziona rapidamente più periodi di tempo con un clic, risparmiando tempo durante il processo di pianificazione.
3. Accedi alle demo video per scoprire come funziona il sito Web e prova il voto dal vivo prima di creare il tuo sondaggio. Ad esempio, puoi guardare una demo per i dipendenti StrawPoll Scelgono la data della festa.
4. Visualizza i risultati finali in una tabella chiara e di facile lettura.

Per iniziare, seleziona semplicemente Crea sondaggio in StrawPoll e aggiungi i dettagli della riunione; Il tuo sondaggio è ora completo. Nelle impostazioni avanzate, puoi anche rendere privato il sondaggio con un collegamento diretto, consentire le risposte "se necessario" e nascondere i partecipanti gli uni agli altri. Ora puoi visualizzare Strumenti utili per appunti di riunione generati dall'intelligenza artificiale.

5. Raduno

Fornisce Rally Un'ottima piattaforma da utilizzare sul tuo telefono, sia come creatore che come ricevitore. Questo strumento di pianificazione gratuito, open source e senza pubblicità non richiede registrazione e può essere eseguito sul tuo server per mantenere la privacy.

Per iniziare, inserisci semplicemente i dettagli della riunione come nome, luogo, descrizione e data. Aggiungi periodi di tempo (ideale per una visualizzazione settimanale) o rendilo un giorno intero (ideale per una visualizzazione mensile), fornisci il tuo nome e la tua email per ricevere i dettagli di accesso dell'amministratore, quindi condividi il collegamento con altri. Rally consente inoltre al creatore del sondaggio di aggiornare i dettagli o le opzioni se necessario, consentendo di votare nuovamente senza bisogno di un nuovo collegamento.

Come destinatario, vedrai tre opzioni di risposta per gli orari della riunione: Sì (verde), Se necessario (giallo) e No (grigio). Una volta che tutti hanno risposto, i risultati vengono visualizzati in una semplice tabella. I partecipanti possono anche lasciare commenti e aggiungere il proprio nome al profilo, senza doversi registrare. Per visualizzare i risultati, puoi esportare tutti i dati come file CSV. Ciò semplifica l'analisi delle risposte in un foglio di calcolo.

6.ZCal

Sembra che la missione di ZCal sia quella di mettere fuori mercato Calendly perché offrono gratuitamente le funzionalità più importanti di Calendly. Lo sviluppatore afferma inoltre specificamente che rimarrà gratuito al 100% per sempre e sarà sempre privo di pubblicità.

Lavorando ZCal Con Google e Microsoft Calendari. Quando crei un invito ZCal, puoi aggiungere un nome, un luogo (o un collegamento alla videoconferenza), una descrizione, una foto di copertina e altro.

Ulteriori funzionalità di ZCal includono:

1. Possibilità di creare diversi tipi di riunioni, pianificazione individuale, gruppi, campionati, sondaggi sulle riunioni e altro ancora.
2. Personalizzazione Se ti registri e crei un profilo. Ciò include la creazione di un curriculum e l'aggiunta di collegamenti ai tuoi account LinkedIn e X.
3. Puoi registrare un video di benvenuto su ZCal per incoraggiare i partecipanti a partecipare alla riunione.

Quando selezioni una piattaforma, considera le preferenze dei tuoi destinatari: alcuni potrebbero evitare i sondaggi che richiedono la registrazione, mentre altri potrebbero apprezzare funzionalità flessibili. Con questo in mente, scoprirai che questi strumenti di pianificazione rendono l'organizzazione delle tue riunioni molto più semplice. Ora puoi visualizzare Gli strumenti essenziali di cui hai bisogno per rendere produttive le tue riunioni online.