Potresti aver notato che quando un collega o un collaboratore apre un documento Word che hai progettato con cura, sembra leggermente diverso. Ciò accade spesso perché l'utente non ha gli stessi caratteri che hai utilizzato. Quando utilizzi uno di questi tipi di carattere nel documento, non può essere copiato da Word e ricreato. Al posto di quello, Word Sceglie semplicemente il carattere predefinito o un carattere simile facendo del suo meglio.
Per i documenti di tutti i giorni, questo non è un grosso problema. Ma per i documenti che cambiano aspetto, questo può essere un enorme svantaggio. È uno dei motivi per cui molte persone utilizzano i file PDF per distribuire il contenuto, ma i file PDF non forniscono le stesse capacità di modifica dei documenti Word. Se hai bisogno di testo preservandone le proprietà e mantenendo le capacità di modifica, dovrai incorporare i tuoi caratteri in Microsoft Word.
Link veloci
Cosa possono fare i caratteri incorporati
L'incorporamento del carattere salva il file del carattere all'interno del documento di Word. Ciò avrà l'effetto di aumentare la dimensione del file poiché ora il tipo di carattere deve essere insieme al documento. Tuttavia, se hai già delle immagini incorporate, è probabile che la differenza non sia molto evidente. Esistono anche misure per risparmiare spazio che puoi adottare per ridurre l'ingombro dei file.
Funziona solo con Microsoft Word, PowerPoint e Publisher e solo con la versione Windows delle applicazioni. Non funzionerà su Mac, iOS, Android o versioni web di qualsiasi app.
Inoltre, i caratteri possono essere inclusi solo se il carattere è consentito. Questo è chiamato "permesso di incorporamento" e non tutti i caratteri lo consentiranno. È un modo per limitare l'utilizzo dei caratteri a un numero di dispositivi, quindi le licenze possono escludere tale utilizzo per ridurre i costi. In questo caso, scoprirai che il destinatario può visualizzare e stampare il documento, ma non viene modificato.
Come incorporare i caratteri in Microsoft Word
Per incorporare i caratteri in Microsoft Word, dovrai avere il documento pertinente aperto e attivo.
4. Cerca "Preserva fedeltà durante la condivisione di questo documento" e seleziona l'opzione "Includi caratteri nel file".
5. Se si desidera ridurre la dimensione del file, selezionare l'opzione "Includi solo i caratteri utilizzati nel documento (meglio per ridurre la dimensione del file)". Ciò garantirà che solo i caratteri vengano effettivamente visualizzati nel documento, riducendo le dimensioni del file. Tuttavia, il destinatario non disporrà di funzionalità di modifica complete e altri stili di testo, come "Chiaro" o "Semigrassetto", non saranno disponibili se non vengono visualizzati nel documento.
6. Assicurati di lasciare abilitata l'opzione "Non incorporare caratteri di sistema comuni". Ciò eviterà di spedire il documento con font popolari come Calbri e Times New Roman. Puoi presumere che il destinatario finale abbia già installato quei caratteri.
Conclusione
Se devi preservare l'aspetto del tuo documento Word, puoi includere caratteri insoliti con il documento stesso. Ciò eviterà errori di rendering e sostituzione relativi ai caratteri. Ma può aumentare significativamente le dimensioni del file, quindi fai attenzione. I file PDF possono essere un'opzione migliore se la modifica non è un problema.