A volte, quando scarichi un documento da Internet, noterai che è in formato .PDF. Potresti anche aver notato che è difficile (se non impossibile!) da modificare e richiede il proprio lettore per aprirlo. Per i nuovi utenti, questa opzione può sembrare confusa da digitare come file di documento. Perché le persone usano i file PDF? Non sarebbe meglio qualcosa come un file .DOCX?
In effetti, i PDF sono molto utili in ciò che offrono! Questi file sono stati un modo per inviare documenti digitalmente per molto tempo e non puoi vedere alcun segno che stiano andando via. Quindi, perché le persone usano i file PDF quando inviano documenti e dove puoi usarli nella tua vita quotidiana?
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Vantaggi dei file PDF
Per spiegare questo, torniamo alla domanda "I file .DOCX sarebbero migliori?" Il problema qui è presumere che tutti stiano bene con l'utilizzo del file Doc sul proprio dispositivo. Doc è un'estensione di file che ha avuto origine da Microsoft Word. Se altre persone desiderano aprire il documento, è necessario utilizzare Word o utilizzare un editor di testo in cui è possibile aprire/importare file Doc. Anche se possibile, potresti ottenere un formato misto anche durante il processo. Questo rende le cose un po' complicate per garantire che tutti possano leggere il documento.
Fortunatamente, molti sistemi operativi supportano completamente i documenti PDF. Ciò significa che dobbiamo creare un documento appositamente per gli utenti di Microsoft Windows, uno per IOS, uno per Linux: possiamo semplicemente inserirlo in un PDF e tutti possono leggerlo.
Quando utilizzare il formato .PDF
Pertanto, il momento migliore per utilizzare un file PDF è quando non hai idea su quale sistema operativo verrà aperto il file. Supponiamo che stavi scrivendo una brochure per un sito Web che gli utenti possono scaricare. Questo sito può essere visitato da persone che utilizzano Windows, IOS, Linux e dispositivi mobili, quindi dobbiamo soddisfare le esigenze di tutti. In questo caso utilizziamo un formato .PDF che tranquillizza tutti e impedisce che le cose si complichino.
Ancora meglio, quando le persone scaricano la brochure, questa può essere aperta automaticamente all'interno del browser dell'utente. Browser come Chrome e Firefox includono visualizzatori PDF, così le persone possono leggere il documento in modo rapido e semplice.
È ottimo anche quando si inviano questi file tramite e-mail. Quando desideri inviare un documento (come un riepilogo) a qualcuno, puoi utilizzare un file Doc per farlo. Questo può andare bene se il destinatario è sul proprio computer, ma se è fuori e usa il telefono, potrebbe essere difficile per loro leggere il documento. In questo caso potresti voler allegare una copia PDF per coprire tutte le possibilità.
Svantaggi del formato .PDF
Se qualcuno ti ha mai inviato un documento in formato .PDF e vuoi modificarlo, hai già visto uno dei maggiori difetti! Per essere visualizzato su più sistemi operativi, un file PDF è più simile a un'immagine digitale che a un documento originale. In quanto tale, la modifica di un documento rispetto a un PDF è un po' come modificare il testo su una lavagna rispetto alla modifica di un'immagine di detta lavagna. È possibile, ma è più difficile!
Quando non dovresti usare il formato .PDF
Non utilizzare il formato .PDF quando vuoi creare un "documento vivente" che altri possono modificare. Puoi aggiungere campi modificabili a un file PDF, ma per la modifica a livello di file, il formato PDF non è perfetto. Se tutto va bene, se lavori con altri, saprai quali sistemi operativi usano e potrai concordare un tipo di file che funzioni per tutti. Almeno, tutti possono utilizzare un servizio di creazione di documenti cloud, come Google Docs. Dovresti salvare i file come PDF quando hai bisogno che tutti possano leggere il documento. Non usarlo quando vuoi che tutti possano modificarlo.
Decisioni sui documenti
Dato quanto è diverso dagli altri documenti, può creare confusione e utilizzare il formato .PDF. Ora sai perché e come usarlo, così come alcuni casi in cui è meglio lasciarlo così com'è.
Quanto usi i file PDF nella tua vita quotidiana? Raccontacelo qui sotto!