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10 suggerimenti per organizzare il tuo Gmail

Non devi farti intimidire quando apri il tuo account Gmail per paura di troppi messaggi e di non essere organizzato, ci sono molti modi per rendere lo spazio cloud di Gmail più efficiente ed efficace e per avere un'esperienza più organizzata, nell'argomento di oggi impareremo 15 suggerimenti distinti che ti aiuteranno a ottenere una casella di posta Mail simile a un sogno di essere vuoto di lettere.

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1- Personalizza la tua casella di posta: 

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Google ti consente di personalizzare e strutturare l'aspetto della tua casella di posta e poiché sappiamo che il layout predefinito è la casella di posta a schede, ci sono tre layout per posizionare diversi messaggi in primo piano: "Importante", "non letto" e "posta speciale", e la priorità del layout è Posta in arrivo è la misura in cui viene classificata l'importanza dei messaggi elettronici in arrivo.

Se vuoi che la tua email sia soggetta solo alla consegna, i layout predefiniti e prioritari sono i migliori per te e sono i più utilizzati all'interno di una categoria, e se vuoi altro, dovresti avere l'altra priorità, dove devi giocare con i vari layout della posta in arrivo fino a trovare quello che fa per te.

Per me, preferisco il layout predefinito perché mi fornisce il passaggio tra messaggi di vendita importanti e messaggi di vendita in una categoria, che è la categoria dei messaggi promozionali senza doverli eliminare completamente.

Fai clic sul pulsante di controllo "ingranaggio" nel tuo account Gmail, quindi fai clic su Impostazioni e quindi fai clic sulla scheda Posta in arrivo nella parte inferiore della scheda Utilizza il menu a discesa per personalizzare il layout della posta in arrivo che desideri.

2- Bypassare la posta in arrivo: 

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Non è necessario che ogni messaggio venga ordinato manualmente attraverso la posta in arrivo prima di essere spostato negli archivi.Per i messaggi che si desidera inserire automaticamente in un file lontano dalla posta in arrivo come ricevute o messaggi di lavoro, creare un filtro in ordine per saltare tali messaggi nella posta in arrivo.

Per fare ciò clicca sul pulsante “cog” nel tuo account Gmail, apri il menu delle impostazioni e poi clicca sulla scheda Filtro e indirizzi bloccati, in fondo alla finestra clicca su “Crea un nuovo filtro” e riempi il filtro con il impostazioni che preferisci (ad esempio, messaggi di posta e-mail contenenti la parola “ricevi” nell'oggetto) prima di accedere a “Crea filtro con questi criteri di ricerca”, quindi devi scegliere cosa deve fare il filtro, contrassegnare la voce “Sostituisci posta in arrivo (archivia )", quindi tutti i messaggi in arrivo filtrati verranno automaticamente inclusi nella posta salvata e puoi anche contrassegnarli come "letti" se non è necessario leggere i messaggi filtrati.

3- Aggiungi parole chiave:

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Il sistema di archiviazione di Google incoraggia gli utenti a non cancellare nulla dalla propria posta, il che è ottimo per gli accaparratori digitali come me ;), ma anche questo significa che ci sono molti rifiuti elettronici di cui non abbiamo più bisogno, soprattutto se dobbiamo trovare uno specifico mail, anche Se la tua posta è organizzata e contiene segni colorati, sarà difficile trovarla.

Le opzioni di ricerca di Google sono accettabili per trovare un messaggio specifico, ma prendere in mano la situazione non è una cattiva idea: apparirà il tempo in cui esegui la ricerca utilizzando parole chiave, frasi e l'e-mail che stai cercando :).

4- Sembra un professionista:

 

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Se hai bisogno di trovare qualcosa nel tuo archivio a cui non sono associate parole chiave, devi utilizzare il motore di ricerca per Gmail, ecco alcune ricerche avanzate che ti aiuteranno a trovare quello che stai cercando all'interno di 20.000 vecchi messaggi.

Escludi i messaggi da etichette specifiche utilizzando il processo: etichetta:[nome etichetta] Quale Etichetta: [Nome tag].

Ciò è particolarmente utile quando si desidera escludere i log delle chat – basta digitare – l'etichetta: chat nella casella di ricerca. Puoi anche cercare messaggi con classificazioni specifiche esclusivamente con l'operazione: +etichetta:[nome etichetta] Quale   + Etichetta: [Nome tag] .

Le operazioni + e – funzionano anche con altre ricerche.

Ricerca di messaggi entro un determinato periodo di tempo con il processo:prima: [aaaa/mm/gg] e dopo: [aaaa/mm/gg] Quale   Prima del [xx aaaa / mese / giorno] e dopo: [xx aaaa / mese / giorno] .

Trovare determinati tipi di allegati attraverso il processo nome file:[tipo di file] Quale Nome del file: [tipo di file] . Ad esempio, se desideri trovare messaggi con PDF allegati, digita Nome file: PDF.

Le ricerche regolari non includono i messaggi nella cartella Cestino o nella cartella Spam. Per trovare i messaggi nella cartella cestino, usa in: spazzatura. Per trovare i messaggi nella cartella spam, utilizzare in: spam. Trova e usa i messaggi in tutte le cartelle, inclusi Cestino e Spam in: ovunque.

5- Colorazione e codifica delle etichette: 

 

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Le etichette sono utili per ordinare e classificare i messaggi di Gmail, inoltre non sono facili da leggere soprattutto quando si osserva l'interfaccia incolore delle email, ma fortunatamente i messaggi possono essere resi più belli e attraenti colorando e codificando alcune o tutte le etichette.

Per fare ciò, sposta il puntatore del mouse sulla colonna di sinistra e passa il mouse sopra l'etichetta di cui vuoi cambiare il colore e il codice fino a quando appare una piccola freccia, fai clic sulla freccia e apparirà un elenco di opzioni, quindi l'elenco di " etichetta colori” con Opzioni apparirà questa volta con una selezione di schemi preimpostati per le classificazioni dei colori (testo e colori di evidenziazione), nonché opzioni per aggiungere colori personalizzati o rimuovere colori. Fare clic su una combinazione di colori per assegnarla all'etichetta. Ripetere questo passaggio per tutte le altre categorie di cui si desidera modificare il colore e il codice.

6- Elimina i vecchi file allegati: 

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Gli utenti di Google hanno il diritto di ottenere 15 GB di spazio libero, che viene condiviso tra Google, Google Drive, Google+ e Google+. Se ti trovi vicino al limite di spazio, la soluzione migliore per risparmiare più spazio è eliminare i vecchi messaggi con allegati di grandi dimensioni.

Per trovare tali messaggi, vai alla casella di ricerca e premi la freccia giù per andare alle opzioni avanzate,

Per cercare i messaggi con allegati, seleziona la casella "ha un allegato" ed esegui una ricerca (puoi anche digitare "ha: allegato" nella casella di ricerca). Per trovare e-mail più grandi di una certa dimensione, indipendentemente dallo stato dell'allegato, nelle opzioni di ricerca avanzata compila la dimensione della ricerca: in Dimensione, scegli "Maggiore di" e inserisci una dimensione di byte, kilobyte o megabyte e premi il pulsante di ricerca .

7. Crea etichette in linea:

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Puoi organizzare ulteriormente le tue etichette creando etichette nidificate o, in base a sottocategorie, puoi etichettare i messaggi con più dettagli invece di chiamarli semplicemente "lavoro". Ad esempio, puoi chiamarlo "lavoro > progetti importanti".
Per creare una sottocategoria, seleziona il messaggio e fai clic sul pulsante Etichette. Fai clic su Crea nuovo e inserisci il nome della tua nuova sottocategoria. Per includere l'etichetta, seleziona la casella "Includi etichetta sotto" e scegli l'etichetta principale dall'elenco a discesa.

8- Aggiungi il riquadro di anteprima: 

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È possibile aggiungere un riquadro di anteprima alla posta in arrivo per aiutarti a ordinare rapidamente i messaggi di posta elettronica, senza doverli aprire.

Per aggiungere il riquadro di anteprima, fai clic sul pulsante a forma di ingranaggio, apri il menu delle impostazioni e vai alla scheda Labs. Beta lab, funzionalità ancora in versione beta che non sono (ancora) standard in Gmail. Nella scheda Labs, trova un lab chiamato Riquadro di anteprima e fai clic su "Abilita". Premi Salva modifiche e torna alla tua casella di posta. Ora vedrai un piccolo pulsante del riquadro di anteprima accanto al pulsante a forma di ingranaggio. Fare clic sul pulsante per attivare e disattivare il riquadro di anteprima oppure fare clic sulla freccia giù per scegliere "Nessuna divisione" (il riquadro di anteprima è disattivato), "Divisione verticale" (menu a sinistra, anteprima del messaggio a destra) o "Divisione orizzontale ” (menu in alto, Anteprima lettera in basso).

9- Abilita chat sul lato destro:


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La chat sul lato destro è un'altra funzionalità di Gmail Labs, che è un modo semplice per organizzare la colonna di sinistra e massimizzare lo spazio sullo schermo (soprattutto se hai uno schermo ampio).

Per abilitarlo, fai clic sul pulsante a forma di ingranaggio, apri il menu delle impostazioni e fai clic sulla scheda Labs. Nella scheda Labs, trova la funzione chiamata "Chat sul lato sinistro", fai clic su "Abilita" e quindi fai clic su "Salva modifiche". Il tuo elenco di chat si sposterà sul lato destro dello schermo, aprendo la colonna di sinistra per più etichette e per meno disordine.

10- Scegli le categorie che appaiono:

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È possibile organizzare la colonna di sinistra visualizzando solo le etichette utilizzate di frequente.

Per modificare le impostazioni di visualizzazione delle singole etichette, fai clic sul pulsante a forma di ingranaggio e vai su Impostazioni. Fai clic sulla scheda Etichette e vedrai un elenco di etichette: etichette di sistema, categorie, cerchie e quindi le etichette che hai creato. Nella colonna "Mostra nell'elenco delle etichette", avrai la possibilità di mostrare, nascondere o "mostrare se non lette" le singole etichette. Scegli le impostazioni per ciascuna etichetta e premi "Salva modifiche".

Se hai scelto di nascondere i tag, i risultati ora vedranno un link "Altro" nella colonna di sinistra. Puoi anche mostrare/nascondere i tag trascinandoli sopra o sotto questo link.

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